Asiakaspalveluchatin tietosuojaseloste

Asiakaspalveluchatin tietosuojaseloste 11.2.2021

Rekisterinpitäjä
Epilepsialiitto ry
Malmin kauppatie 26
00700 HELSINKI
p.09 350 8230
epilepsialiitto@epilepsia.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Sosiaaliturva-asiantuntija Paula Salminen
Malmin kauppatie 26
00700 Helsinki
p. 050 574 2488
paula.salminen@epilepsia.fi

Rekisterin nimi
Asiakaspalveluchatin asiakastietojen käsittely

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Epilepsialiiton asiakaspalveluchatin käyttäjistä ei kerätä pysyvää rekisteriä. Yhteydenottajan IP-osoite näkyy Epilepsialiiiton työntekijälle. Epilepsialiitto ei kerää IP-osoitteita talteen. Palvelimelta IP-osoitteet ja chat keskustelut poistetaan säännöllisesti, viimeistään 90 päivän kuluessa palvelimelta. IP-osoitetta käytetään vain siinä tapauksessa, että kyseessä on akuutti hätätilanne tai epäilys rikoksesta. Chat keskustelun jälkeen asiakkaalla on mahdollisuus antaa palautetta ja kertoa seuraavat taustatiedot: ikä (ikäjaottelu), yhteydenottoalue, rooli ja aihealue missä otettu yhteyttä. Taustatietojen ja palautteen antaminen on vapaaehtoista eikä ole edellytys chatin käyttämiselle. Taustatietoja ja palautetta hyödynnetään raportoinnissa ja toiminnan kehittämisessä. Taustatiedoista ei ole mahdollista tunnistaa yhteydenottajia.
Asiakkaalla on mahdollista jättää yhteydenottopyyntö palvelun kautta, chatin ollessa suljettuna. Yhteydenottopyyntölomakkeelle asiakas täyttää nimensä ja sähköpostiosoitteen sekä viestin liittyen yhteydenottopyyntöön. Yhteydenottopyyntöjä lukee ja niihin vastaa Epilepsialiiton henkilöstö. Yhteydenottopyynnössä annetut tiedot poistuvat automaattisesti viimeistään 90 päivän jälkeen.

Mitä tietoja käsittelemme?
Asiakaspalveluchat: IP-osoite ja asiakkaan keskustelussa antamat tiedot sekä vapaaehtoisesti antamat taustatiedot.
Yhteydenottopyyntö:

• nimi
• sähköpostiosoite
• yhteydenottopyynnön tiedot

Mistä saamme tietoja?
Asiakkaiden käymistä keskusteluista syntyvät tiedot ja IP-osoite.
Asiakkaan vapaaehtoisesti keskustelun jälkeen antamat taustatiedot.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Tietoja ei luovuteta Epilepsialiitosta eteenpäin.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään säilyttää ne?
Manuaalinen aineisto: Ei käytetä.
Sähköinen aineisto: Epilepsialiiton työntekijät, joille on annettu oikeudet käyttää Ninchatia käyttävät palvelua Epilepsialiiton tietokoneilla ja työpuhelimilla, jotka ovat suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla.
Epilepsialiiton henkilöstöä sitovat vaitiolovelvollisuudet asiakaskeskusteluissa.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla www.epilepsia.fi -sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.