Koulutus- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Epilepsialiitto ry
Malmin kauppatie 26
00700 HELSINKI
p. 09 350 8230
epilepsialiitto@epilepsia.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Järjestöassistentti Heli Lehtimäki
Malmin kauppatie 26
00700 Helsinki
p. 09 3508 2358
p. 050 401 5569
heli.lehtimaki@epilepsia.fi

Rekisterin nimi
Koulutus- ja tapahtumarekisteri

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Epilepsialiiton järjestämien koulutusten ja tapahtumien hallinta ja ilmoittautuminen/tapahtumaan hakeminen: henkilötietojen käsittely (kerääminen, tallentaminen, luovuttaminen, säilyttäminen) perustuu jäsen- tai asiakassuhteeseen sekä henkilön vapaaehtoiseen, tietoiseen suostumukseen tietojen luovuttamisesta.

Mitä tietoja käsittelemme?

Koulutukseen/tapahtumaan hakeva/ilmoittautuva henkilö ilmoittaa seuraavat tiedot itsestään

• etunimi, sukunimi
• postiosoite, postinumero
• sähköposti koulutus- ja tapahtumapalautekyselyjä varten

Vapaaehtoisesti ilmoitettavia tietoja voivat olla

• puhelin
• erityisruokavalio, allergiat
• epilepsiatilannekuvaus
• avustamisen tarve
• valokuvaus/kuvien käyttölupa
• muita lisätietoja, jotka henkilö itse haluaa koulutuksen/tapahtuman järjestäjille kertoa

Mistä saamme tietoja?
Koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset/hakemukset tulevat pääsääntöisesti Kilta-rekisterin ilmoittautumislomakkeen kautta sähköisesti. Osa ilmoittautumisista/hakemuksista voi tulla sähköpostitse. Jos sähköinen ilmoittautuminen ei onnistu, on vaihtoehtona ilmoittautua puhelimitse, jolloin ilmoittautumistiedot kirjataan Kilta-rekisteriin.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Koulutus- ja tapahtumailmoittautumistietoja (nimilista) luovutamme koulutus- ja tapahtumakohtaisesti hotelliin/kuntoutuslaitokseen/urheiluopistoon tai muuhun vastaavaan paikkaan, jossa koulutus tai tapatuma järjestetään.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Manuaalinen aineisto:
Ei käytetä.

Sähköinen aineisto:
Koulutus- ja tapahtumarekisterin käyttöoikeuksien periaatteita ovat

• autentikointi: rekisterin ylläpitäjän luoma henkilökohtainen tunnus ja salasanapari tunnistautuminen ja rekisterin käsittely tapahtuu https- suojatulla sivulla
• authorisointi: rekisterin ylläpitäjä valtuuttaa muut rekisterin käyttäjät käsittelemään rajatuin käyttöoikeuksin heidän tarvitsemiaan rekisterin osoita
• jäsenrekisteritietojen käsittelystä kerätään automatisoidusti lokitiedot
• laitteinen fyysinen suojaus: Jäsenrekisteri ostetaan SAAS-palveluna (sofware as a service) ulkopuoliselta toimittajalta.

Koulutukseen ja tapahtumaan osallistuneen etunimi, sukunimi, postiosoite, postinumero ja sähköposti säilyvät rekisterissä toistaiseksi. Tietojen poistaminen edellyttää rekisteröidyn pyyntöä poistaa tiedot rekisteristä. Muut tapahtumakohtaisesti rekisteröidyt ja mahdolliset arkaluonteiset tiedot poistuvat automaattisesti rekisteristä kuukausi koulutuksen/tapahtuman jälkeen.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat koulutus- ja tapahtumarekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä viranomaiselle.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna Epilepsialiitolle. Pyynnössä tulee esittää tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja/tai sähköposti.

Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla www.epilepsia.fi -sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tietosuojaseloste laadittu 14.5.2018
Tietosuojaseloste päivitetty 13.2.2021