Epilepsialehden tietosuojaseloste

Epilepsialehden tietosuojaseloste laadittu 24.5.2018, päivitetty 13.2.2021, päivitetty 8.2.2022

Rekisterinpitäjä
Epilepsialiitto ry
Malmin kauppatie 26
00700 HELSINKI
p. 09 350 8230
epilepsialiitto@epilepsia.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Viestintäpäällikkö, Epilepsialehden toimitussihteeri Elina Kelola
Malmin kauppatie 26
00700 Helsinki
p. 040 9210 978
elina.kelola@epilepsia.fi

Rekisterin nimi
Epilepsialehden osoiterekisteri

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Epilepsialehden lähettäminen eri kohderyhmillemme: Epilepsiayhdistysten jäsenet, lehti on jäsenetu. Lisäksi lehden tilaajat sekä tuki- ja kannatusjäsenet, jotka eivät ole jäseniä. Vapaakappaleiden saajat, joilla on ammatillinen intressi epilepsiaan liittyen.

Mitä tietoja käsittelemme?
Rekisteröidyn perus- ja yhteystiedot

• sukunimi
• etunimi
• postiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka

Mistä saamme tietoja?
Jäsenet: Liiton jäsenrekisteri, rekisteröitävän oma tai perheenjäsenen (esim. lapsen vanhemmat) ilmoitus liittyä jäseneksi.
Lehden tilaajat: rekisteröitävän oma ilmoitus
Tuki- ja kannatusjäsenet: tuki- ja kannatusjäsenten hankkijoiden kautta.
Vapaakappaleen saajat; osa omasta pyynnöstä ja osa ammattinsa/asemansa johdosta, heillä osoitetiedot saatavissa julkisesti (esim. verkon kautta).

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Epilepsialehden osoiteaineistot lähetetään Epilepsialiiton toimesta Kilta-rekisteristä kirjapainoon sähköisesti pakattuna ja salattuna tiedostona. Epilepsialehti ilmestyy neljä (4) kertaa vuodessa vuodesta 2022 alkaen. Osoiteaineisto sisältää: henkilön nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka ja jäsennumero.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään säilyttää ne?
Manuaalinen aineisto: Ei käytetä.
Sähköinen aineisto: Epilepsialehden osoitteiston käyttöoikeuksien periaatteita ovat

• autentikointi: rekisterin ylläpitäjän luoma henkilökohtainen tunnus ja salasanapari tunnistautuminen ja rekisterin käsittely tapahtuu https- suojatulla sivulla
• authorisointi: rekisterin ylläpitäjä valtuuttaa muut rekisterin käyttäjät käsittelemään rajatuin käyttöoikeuksin heidän tarvitsemiaan rekisterin osioita
• jäsenrekisteritietojen käsittelystä kerätään automatisoidusti lokitiedot
• laitteinen fyysinen suojaus: Jäsenrekisteri ostetaan SAAS-palveluna (sofware as a service) ulkopuoliselta toimittajalta.

Kirjapainon kanssa on tehty tietosuojaseloste (23.5.2018) osoitteiston käytön prosessista. Osoiteaineisto hävitetään määrätyn ajan kuluessa lehden painatuksesta ja lehden postittamisesta asiakkaille. Epilepsialehden tuki- ja kannatusjäsenten hankkijat tuhoavat saamiensa henkilöiden henkilötiedot sen jälkeen, kun tiedot on siirretty Epilepsialiiton Kilta-rekisteriin. Tuki- ja kannatusjäsentietoja käsitellään Kilta-rekisterissä siten, ettei niistä muodostu manuaalisia asiakas- ja myyntilistoja.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä viranomaiselle.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitsetai laittamalla www.epilepsia.fi -sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.