Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste laadittu 14.5.2018, päivitetty 13.2.2021, päivitetty 8.2.2022

Rekisterinpitäjä
Epilepsialiitto ry
Malmin kauppatie 26
00700 HELSINKI
p. 09 350 8230
epilepsialiitto@epilepsia.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Järjestöassistentti Heli Lehtimäki
Malmin kauppatie 26
00700 Helsinki
p. 09 3508 2358
p. 050 401 5569
heli.lehtimaki@epilepsia.fi

Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä. Suoramarkkinoinnin yhteydessä käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumus.

• Yhdistyslain 11 § mukainen jäsenluettelo ja sen pitäminen
• Jäsenviestintä ja Epilepsialehden postitus
• Jäsenlaskutus
• Jäsenpalvelut
• Tilastointi ja analysointi
• Suoramarkkinointi (suostumus)

Mitä tietoja käsittelemme?

• Rekisteröidyn perustiedot: sukunimi, etunimi
• Rekisteröidyn yhteystiedot: postiosoite, postinumero, postitoimipaikka
• Jäsenyhdistys
• Jäsenlaji
• Jäsenyyden alkamispäivä
• Jäsenyyden maksaja
• Jäsenetulehtien lukumäärä
• Muita jäsenen vapaaehtoisesti ilmoittamia tietoja, joita voivat olla mm. syntymäaika, sähköpostiosoite, suoramarkkinointikielto ja tai -suostumus, tietoja menneistä ja voimassaolevista tilauksista, osallistumisista

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti epilepsiayhdistyksiltämme ja rekisteröidyiltä itseltään. Kyseessä on Epilepsialiiton ja epilepsiayhdistysten keskitetty jäsenrekisteri.

• Rekisterinpitäjän ja jäsenyhdistyksen oma toiminta
• Rekisteröitävän henkilön oma ilmoitus

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Epilepsialehden osoiteaineisto lähetetään Epilepsialiiton toimesta kirjapainoon sähköisesti. Epilepsialehti ilmestyy neljä (4) kertaa vuodessa. Osoiteaineisto sisältää: jäsenen nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka ja jäsennumero

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Manuaalinen aineisto: Ei käytetä

Sähköisen rekisterin käyttöoikeuksien periaatteita ovat

• Autentikointi: rekisterin ylläpitäjän luoma henkilökohtainen tunnus ja salasanapari tunnistautuminen ja rekisterin käsittely tapahtuu https- suojatulla sivulla
• Authorisointi: rekisterin ylläpitäjä valtuuttaa muut rekisterin käyttäjät käsittelemään rajatuin käyttöoikeuksin heidän tarvitsemiaan rekisterin osoita
• Jäsenrekisteritietojen käsittelystä kerätään automatisoidusti lokitiedot
• Laitteinen fyysinen suojaus: Jäsenrekisteri ostetaan SAAS-palveluna (sofware as a service) ulkopuoliselta toimittajalta

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä viranomaiselle.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, päivitykset näkyvät selosteen alussa. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla www.epilepsia.fi -sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.