Kurssien tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Epilepsialiitto ry
Malmin kauppatie 26
00700 HELSINKI
p. 09 350 8230
epilepsialiitto@epilepsia.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Palvelupäällikkö Vuokko Mäkitalo
Malmin kauppatie 26
00700 Helsinki
p. 040 516 0022
vuokko.makitalo@epilepsia.fi

Rekisterin nimi

Kurssien asiakasrekisteri

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Rekisteröidyn vapaaehtoinen suostumus sille, että hänen henkilötietojaan voidaan käsitellä kurssin asiakasvalinnan yhteydessä ja kurssin aikana. Rekisteröity antaa kirjallisen suostumuksensa hyväksymällä paperisella hakulomakkeella tai verkkohakulomakkeella henkilötietojen käsittelyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

Asiakasvalinta kursseille
Kurssin toteutus tarkoituksenmukaisesti
Tilastointi ja analysointi

Mitä tietoja käsittelemme?

Kurssille hakeneelta henkilöltä kerätään seuraavat tiedot kurssien asiakasvalintaa ja kurssien toteuttamista varten:

nimi
osoite
sähköposti
puhelinnumero
syntymävuosi
rooli (itse sairastava, perheenjäsen, läheinen)
elämäntilanne
asumismuoto
epilepsiadiagnoosin toteamisvuosi
epilepsian vaikutukset elämään
terveydentila ja toimintakyky
erityisruokavaliot
avustamisen tarve ja muut erityistarpeet
toiveet ja tavoitteet kurssille

Ennen kurssien asiakasvalintaa tietoja voidaan täydentää tarvittaessa alkuhaastattelulla. Alkuhaastattelusta saadut täydentävät tiedot hävitetään kurssin päätyttyä.

Mistä saamme tietoja?

Kilta-rekisterin kautta hakijan täyttäessä hakulomakkeen verkkosivuilla tai hakijan täyttämällä ja toimittamalla paperisella hakulomakkeella, jolloin tiedot kirjataan Kilta-rekisteriin.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Yöpymisiä sisältävillä kursseilla toimitamme osallistujien nimilistan kurssikohtaisesti hotelliin/kuntoutuslaitokseen/urheiluopistoon tai muuhun vastaavaan paikkaan, jossa kurssi järjestetään.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Sähköinen aineisto:

Asiakasrekisterin käyttöoikeuksien periaatteita ovat:

Autentikointi: rekisterin ylläpitäjän luoma henkilökohtainen tunnus ja salasanapari tunnistautuminen ja rekisterin käsittely tapahtuu https-suojatulla sivulla
Authorisointi: rekisterin ylläpitäjä valtuuttaa muut rekisterin käyttäjät käsittelemään rajatuin käyttöoikeuksin heidän tarvitsemiaan rekisterin osoita
Rekisteritietojen käsittelystä kerätään automatisoidusti lokitiedot
Laitteiden fyysinen suojaus: rekisteri ostetaan SAAS-palveluna (sofware as a service) ulkopuoliselta toimittajalta. Kurssille hakeutuvan henkilön tiedot kirjataan hakulomakkeelta sähköiseen asiakasrekisteriin (Kehätieto/käsittelijä).

Kurssille hakeneiden etunimi, sukunimi, postiosoite, postinumero ja sähköposti säilyvät rekisterissä toistaiseksi. Hakijoiden terveyteen, toimintakykyyn, elämäntilanteeseen, asumismuotoon, erityisruokavalioihin, erityistarpeisiin ja kurssiosallistumisen toiveisiin ja tavoitteisiin liittyvät tiedot poistuvat automaattisesti Kilta-rekisteristä kuukauden päästä kurssin päättymisestä.

Henkilötietoja käsittelee tehtävään nimetty ja perehdytetty henkilö kurssityöntekijöiden lisäksi.

Manuaalinen aineisto:

Alkuperäiset hakulomakkeet ja kurssin toteutukseen liittyvät dokumentit säilytetään Epilepsialiiton lukitun arkistohuoneen lukitussa arkistokaapissa. Henkilötietoja käsittelee tehtävään nimetty ja perehdytetty henkilö.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat asiakasrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä viranomaiselle.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna Epilepsialiitolle. Pyynnössä tulee esittää tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja/tai sähköposti.

Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla www.epilepsia.fi -sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tietosuojaseloste laadittu 14.5.2018

Tietosuojaseloste päivitetty 13.2.2021

Tietosuojaseloste päivitetty 11.2.2022 (muutettu yhteyshenkilö ja tarkennettu tietojen käsittelyn oikeusperustetta ja kerättäviä tietoja)